Ik heb afgelopen week een digitale sessie met onderzoekers van de UvA mogen hebben. Een sessie van 1 uur werd een sessie van iets meer dan 2 uur. Omdat ik voor deze heren het woord namen, heb ik gevraagd het begrip aanbesteden te definieëren. Want wat zie je als aanbesteding of tender, Meer dan 1 miljoen of alles? Het was in principe alles, maar op de openbare aanbestedingen was iets meer zit dan een onderhandse.

Ik heb hun mijn ervaringen gedeeld. zoals ik die destijds met twee heren van een andere brancheorganisatie ook gedeeld heb met Tweede Kamer Lid de heer Martin Wörsdörffer, lid van de VVD. Hij was destijds zichtbaar ontdaan van het verhaal. Want dat was niet de bedoeling van de Wet op de Aanbestedingen.

Ik kan het verhaal nu hier zo lang maken als ik wil met zaken die ik beleefd, of gehoord heb. Maar dat is zinloos m.i. Het gaat dan om de uitkomst terwijl er aan de voorkant iets gedaan moet worden.

1. Er moet meer kennis komen door of voor de Aanbesteder. Te vaak doen mensen een kleine aanbesteding er even tussen de gewone taak bij. Te vaal zijn kleine aanbestedingen in handen van mensen zoals de directie secretaresse, hoofd postkamer / kantine, of iemand van Boekhouding. Zij zijn niet beslissingsbevoegd, hebben geen idee hoe een uitvraag op te stellen en/of te lezen. Na het indienen kijkt iemand even naar de kosten en op basis daarvan heb je wel of geen gunning.
2. Intermediairs. Er zijn veel van dit soort bedrijven te vinden. Hoofdzakelijk eenpitters met goede bedoelingen maar wel met een verdienmodel in het achterhoofd. Zij doen zowel het inkooptraject als daarna de controle erop. Iedereen weet dan dat als er 4 controle momenten gepland staat, er minimaal 1 afkeuring komt. Want dan heeft dat bureau in de ogen van de opdrachtgever zijn/haar werk goed gedaan. Dat betekent dat de kosten je bij voorbaat moet bijrekenen in je aanbieding.
3. Je kunt vooraf niet met uitvoerend personeel gaan praten of hun dossiers inzien. Maar al te vaak blijken dan de bruto lonen niet cao conform te zijn. Een schadepost dus voor de nieuwe partij. Zonder verrekening. Dus moet de prestatie per uur omhoog om nog iets te verdienen
4. Uitvoerend personeel kent deze stoelendans maar al te goed. Zij hebben vaak 3 of meer shirts van de vorige partijen in de kast hangen. Zij beschikken over gedegen kennis van het gebouw en haar gebruikers, maar niemand vraagt naar hun ervaringen.
5. Sommige grote aanbestedingen zijn m.i. een stoelendans. Hoe vaak ik niet op een schouw rond liep en dan hoorde, duit gebouw hadden wij x jaar geleden in onderhoud. Dat houdt voor mij in dat er te weinig markt partijen zijn op deze opdracht en je dus om de zoveel tijd stuivertje wisselt. Gezien de kosten van 1 aanbesteding, zowel voor beide partijen, zou dat geld beter in periodieken gestoken kunnen worden.
6. Schoonmaken is maar al te vaak geen zaak waar men serieus aandacht aan besteed. Zoals gezegd, veel mensen moeten de inkoop en controle erbij doen naast hun gewone taak. En deze mensen hebben het vaak te druk, dus ius communicatie moeizaam.
7. Omdat schoonmaak niet serieus genomen word kent deze branche geen uurtartieven die klanten zelf normaal vinden. Als voorbeeld, een timmerman mag rustig € 65 per uur vragen en € 75 euro voorrijkosten vragen, maar als de glazenwasser meer dan € 35 per uur vraagt, komen de vragen als een waterval naar beneden en is deze man een oplichter pur sang. En voorrijkosten rekenen, no way.
8. De kosten van een serieuze aanbesteding voor een schoonmaakbedrijf lopen vlot op tot zomaar € 15.000 euro. En dan is het nooit zeker dat je de opdracht krijgt. Er moet dus vaker ingeschreven worden om ooit iets gegund te krijgen. Dat betekent steeds meer oorlogskas vullen voor men over kan gaan tot mee doen.
9. Hoe kan het MKB nou meedraaien in een dergelijk circus als de marges klein zijn, je veel moet investeren in jouw bedrijfsbureau of deze inhuren zonder dat je dat financiele zekerheid biedt. Dan met je primair al over een bedrijf met meer dan, laat ik nou eens stellen 7 miljoen euro omzet, wil je je dat kunnen veroorloven
10. Als laatste, de ingediende stukken lijken steeds meer op telefoonboeken, maar dan met plaatjes en gloedvolle betogen. Er wordt zinloos veel papier verspild om de prospect maar te overtuigen wat een goed bedrijf men is, hoe bezorgd zij over het milieu zijn, hoe men de werknemers koestert als ware het familie en hoe betrokken zij zijn bij de samenleving. Hopen tekst en plaatjes die standaard met iedere offerte mee gaan, maar niets toevoegen.

Met al dit negatieve gedoe hierboven, genoemd of niet, maakt aanbestedingen doen lastig. Ik heb de onderzoekers mijn idee gegeven dat we eerst aan de vooroordelen moeten werken willen we ooit serieus genomen worden. Want praktisch opgeleide mensen worden steeds vaker als inferieur beschouwd door de theoretisch opgeleide mensen. Wil je dat doorbreken, dien je daar 1 generatie de tijd voor te nemen…