In mijn vorige blog schreef ik over de verborgen Arbo-risico’s van te goedkope facilitaire contracten. Een scherpe inkoopprijs resulteert vaak in hoge tijdsdruk, met alle veiligheidsrisico’s van dien. Als opdrachtgever of facilitair manager kun je je hier niet achter verschuilen; de Arbowet legt de zorgplicht voor een veilige werkomgeving mede bij jou neer.
Maar hoe doe je dat in de praktijk? Je hebt immers al een overvolle agenda. Je kunt moeilijk de hele dag achter de schoonmaker, de glazenwasser of de storingsmonteur aanlopen om te controleren of ze wel veilig werken. Gelukkig hoeft dat ook niet. Grip houden op de veiligheid van derden is geen kwestie van micromanagement, maar van de juiste structuur neerzetten.
Als Middelbaar Veiligheidskundige (MVK) adviseer ik organisaties altijd om te sturen op drie praktische pijlers. Daarmee houd je de controle, zónder dat het je bergen tijd kost.
1. De poortinstructie: Veiligheid begint bij de voordeur
Veilig werken begint vóórdat de eerste stofzuiger wordt aangezet of de eerste ladder wordt uitgeklapt. Zorg voor een heldere, korte poortinstructie (ook wel introductie genoemd). Dit hoeft geen handboek van dertig pagina’s te zijn; daar kijkt niemand naar.
Maak een compacte menukaart of een digitale checklist met de belangrijkste huisregels van jouw pand:
- Waar bevinden zich de nooduitgangen en EHBO-koffers?
- Welke specifieke risico’s kent het pand (bijvoorbeeld laboratoria, serverruimtes of specifieke machinekamers)?
- Wie is het aanspreekpunt bij calamiteiten?
Laat externe medewerkers of hun leidinggevenden hier vooraf voor tekenen. Zo dwing je vanaf dag één bewustwording af.
2. Introduceer de LMRA (Laatste Minuut Risico Analyse)
Als facilitair manager kun je niet overal tegelijk zijn. Je moet er dus op kunnen vertrouwen dat de externe medewerker zélf nadenkt. Dit stimuleer je door de LMRA (Laatste Minuut Risico Analyse) verplicht te stellen in de werkafspraken.
Dit is een mentale checklist van dertig seconden die de medewerker vlak voor de start van de werkzaamheden doorloopt:
- Is het veilig om hier te werken? (Bijvoorbeeld: is de vloer droog, staat de trap stabiel?)
- Heb ik de juiste middelen en bescherming?
- Weet ik wat ik moet doen als het misgaat?
Als het antwoord ergens ‘nee’ is, start het werk niet en meldt de medewerker zich bij jou. Hiermee verleg je de actieve signalering naar de werkvloer zelf.
3. Loop periodiek een ‘veiligheidsronde’ (en koppel dit terug)
Spreken is zilver, controleren is goud. Plan in je agenda elke maand of elk kwartaal een vaste ‘veiligheidsronde’ in, het liefst samen met de objectleider of de voorman van het externe bedrijf.
Kijk tijdens zo’n ronde specifiek naar gedrag en hulpmiddelen. Staan er snoeren in de looproute? Worden chemicaliën netjes achter slot en grendel bewaard? Wordt er op hoogte veilig gewerkt? Door dit samen te doen, creëer je een open cultuur waarin veiligheid bespreekbaar wordt, in plaats van dat je als een politieagent optreedt.
Veiligheid is een samenwerking
Het uitbesteden van facilitaire diensten betekent niet het uitbesteden van je verantwoordelijkheid. Juist door heldere kaders te scheppen en de dialoog aan te gaan, laat je zien dat je veiligheid serieus neemt. Dat is niet alleen goed voor de cijfers en de wetgeving, maar het zorgt er vooral voor dat iedereen in jouw pand – eigen personeel én derden – aan het einde van de dag weer gezond naar huis kan.
Natuurlijk sta ik altijd open voor een goed gesprek over schoonmaak, facility en ARbo