In de wereld van facilitaire inkoop is de verleiding groot: een scherpe offerte voor het schoonmaakonderhoud kan op papier duizenden euro’s besparen. Directies worden er blij van en de inkoopdoelstellingen zijn weer gehaald. Maar als iets te mooi lijkt om waar te zijn, is dat het vaak ook. In de praktijk zie ik helaas te vaak dat een te goedkoop contract aan de achterkant dubbel en dwars wordt betaald. Niet in euro’s op de factuur, maar in Arbo-risico’s, verzuimcijfers en operationele claims.
Als Middelbaar Veiligheidskundige (MVK) met ruim veertig jaar ervaring in de schoonmaakbranche kijk ik met een andere bril naar inkoopcontracten. Waar een inkoper euro’s ziet, zie ik de factor ‘tijd’. En wanneer er te scherp wordt ingekocht, is tijd het eerste waarin wordt gesneden. Dat heeft direct grote gevolgen voor de veiligheid en gezondheid op de werkvloer.
De rekensom die nooit klopt
Schoonmaak is een arbeidsintensief proces. Ruim 85% van de kosten van een schoonmaakbedrijf bestaat uit loonkosten. Als een partij extreem laag inschrijft, betekent dit simpelweg dat er minder uren worden ingezet voor hetzelfde werk. De vierkante meters veranderen immers niet; de werkdruk wel.
Wanneer een schoonmaker de helft van de tijd krijgt om een afdeling te reinigen, ontstaat er gehaast werk. En haast is de grootste vijand van veiligheid. Laten we eens kijken naar drie verborgen risico’s die ik in de praktijk regelmatig tegenkom.
1. Foutief chemiegebruik door tijdsdruk
Normaal gesproken krijgt een schoonmaker de tijd om de juiste dosering te gebruiken, een product te laten inwerken en persoonlijke beschermingsmiddelen (zoals handschoenen) aan te trekken. Onder hoge tijdsdruk vallen deze stappen weg. Men grijpt naar agressievere middelen om ‘sneller’ hardnekkig vuil te verwijderen, vaak zonder de dosering te controleren. Het gevolg? Schadelijke dampen, huidirritaties of chemische reacties door het verkeerd mengen van producten.
2. Ergonomische roofbouw
Schoonmaak is fysiek zwaar werk. Goede ergonomische hulpmiddelen en een rustig werktempo beschermen het lichaam. Als de druk oploopt, schiet de werkhouding erbij in. Schoonmakers gaan forceren: te zware emmers tillen in plaats van de werkwagen gebruiken, of in een verkeerde hoek reiken om snel een hoekje mee te pakken. Dit leidt op korte termijn tot acute rugklachten en op lange termijn tot chronisch verzuim. De kosten van dat verzuim komen uiteindelijk vaak via een omweg weer bij de opdrachtgever terecht.
3. Gehaast werken op hoogte (en de gevaren daarvan)
Moeten de bovenkanten van de kasten of de binnenramen snel worden meegenomen? Waar normaal gesproken een veilige trap of stabiel platform wordt gepakt, kiest een gehaaste medewerker voor de weg van de minste weerstand. Men gaat snel op een wankele bureaustoel staan om die ene hoek te bereiken. Een valoordeel is zo gebeurd. Als MVK weet ik: een val van een meter kan al permanent letsel veroorzaken.
De ketenaansprakelijkheid: Je bent wél verantwoordelijk
Veel facilitair managers denken: “Ik besteed het werk uit, dus het risico ligt bij het schoonmaakbedrijf.” Juridisch en moreel gezien ligt dat genuanceerder. Als opdrachtgever heb je een zorgplicht. De Arbowet verplicht bedrijven om te zorgen voor een veilige werkomgeving, ook voor de medewerkers van derden die in jouw pand werken. Bovendien: een ernstig arbeidsongeval op jouw locatie zorgt voor imagoschade, stilgelegd werk door de Nederlandse Arbeidsinspectie en een verstoorde bedrijfsvoering.
Hoe koop je dan wél veilig in?
Veiligheid en een gezonde bedrijfsvoering beginnen al aan de onderhandelingstafel. Drie praktische tips voor de volgende inkooppronde:
- Toets de calculatie op haalbaarheid: Vraag door op de ingecalculeerde uren. Zijn de prestatiescenario’s (vierkante meters per uur) realistisch voor het type pand dat je hebt?
- Maak Arbo onderdeel van de tender: Vraag niet alleen naar de prijs, maar laat de partijen aantonen hoe zij de werkdruk gezond houden en welke middelen zij inzetten om veilig werken te garanderen.
- Betrek een expert bij de contractfase: Laat een MVK of facilitair specialist vooraf de risico’s inschatten. Een onafhankelijke blik op de werkmethode voorkomt verrassingen achteraf.
Conclusie
Goedkope inkoop is vaak een sigaar uit eigen doos. De winst die je aan het begin boekt, verdampt zodra de kwaliteit keldert, de Arbo-risico’s toenemen en het verzuim stijgt. Investeer in een realistisch contract. Dat levert een schoner pand op, gemotiveerde medewerkers en – het allerbelangrijkste – een veilige werkomgeving waar iedereen aan het einde van de dag weer gezond naar huis gaat.